10 ZASAD UDANEGO SPOTKANIA BIZNESOWEGO
Dobra organizacja spotkania
Spotkanie biznesowe rozpoczyna się od zorganizowania agendy. Plan spotkania powinien zawierać wszystkie podstawowe informacje, w tym obszar spotkania (lub link do wirtualnej konferencji), godzinę spotkania, oczekiwany czas trwania spotkania oraz szczegóły dotyczące spotkania. Musisz także zaplanować spotkanie, aby upewnić się, że uczestnicy mogą je zrealizować.
Przygotowanie do spotkania
Porządek obrad powinien również jasno określać cel spotkania. Kiedy cel jest jasno i zwięźle zapisany w porządku obrad, uczestnicy spotkania lepiej rozumieją, czego się spodziewać i jak się przygotować. Świetna komunikacja na spotkaniach zaczyna się od agendy, która ma jasno określony cel, więc pamiętaj, aby dodać go, aby wszyscy uczestnicy spotkania wiedzieli, dlaczego spotkanie zostało zwołane.
Punktualność
Punktualność na spotkaniu biznesowym jest niezwykle ważna. Zachowanie takie świadczy nie tylko dobrze o nas samych, ale również okazujemy naszym zachowaniem szacunek dla osób, które takie spotkanie organizują. Jest to szczególnie ważne, jeżeli na spotkaniu biznesowym ma zostać umówiony jakiś ważny temat. Oprócz celu rozważ uwzględnienie tego, czego oczekuje się od konkretnych uczestników spotkania. Na przykład, jeśli istnieją zadania, nad którymi pracowali członkowie zespołu i są zobowiązani do zapewnienia aktualizacji statusu, należy o tym wspomnieć w porządku obrad. Ponownie pomaga to zwiększyć poziom komunikacji na spotkaniu, czyniąc bardzo jasnym, co należy przejrzeć i rola wszystkich w spotkaniu.
Stosowny ubiór na spotkania
Najbardziej podstawową zasadą ubierania się jest poznanie własnego stylu i rozpoznanie jego możliwości i ograniczeń. Ważne jest, aby przyjąć sposób ubierania się, który jest prosty, gustowny i elegancki oraz podkreśla własny charakter i osobowość. Rezultatem jest nowa wewnętrzna pewność siebie i środki do osiągnięcia i odniesienia sukcesu bez ograniczeń. Ubierz się wygodnie, ale nie ubieraj się niechlujnie, jeśli chcesz się ubrać, aby zaimponować. Przede wszystkim postępuj zgodnie z protokołem w swoim biurze. Jeśli dżinsy są dozwolone, noś ładne dżinsy (ciemniejsze są lepsze) – bez i strzępów. Jedną z najlepszych rad zarówno dla mężczyzn, jak i kobiet, którzy próbują zaimponować klientowi, szefowi lub podczas rozmowy kwalifikacyjnej, jest dbałość o szczegóły. Nic nie mówi o szczegółach tak jak twoje buty, w szczególności, czy są błyszczące, czy nie. Buty, które są porysowane lub zużyte, mówią, że nie zwracasz uwagi na szczegóły, więc moja prosta rada polega na upewnieniu się, że twoje buty są błyszczące i wyglądają najlepiej.
Mowa ciała
Według nowych badań język ciała odgrywa ważną rolę w robieniu dobrego wrażenia podczas rozmów kwalifikacyjnych i spotkań biznesowych. Komunikuje twoją pewność siebie, myśli i postawę w sposób niewerbalny i często decyduje o twoim losie lub wyniku. Są one kontrolowane przez naszą podświadomość, podobnie jak oddech, bicie serca i inne mimowolne ruchy w ciele. Nic nie komunikuje twojej energii i nastawienia tak bardzo, jak sposób, w jaki chodzisz. Kiedy wchodzisz na spotkanie biznesowe, pierwsze wrażenie, a czasem nawet ocena zatrudnienia jest dokonywana w ciągu pierwszych dziesięciu sekund. Wtedy powinieneś być postrzegany w najlepszym wydaniu. Nie powinieneś chodzić ani powoli, ani zbyt szybko.
Stres przed i na spotkaniu
Stres zawsze towarzyszy nam podczas ważnych spotkań biznesowych. Natomiast można się tego szybko pozbyć. Należy przede wszystkim pamiętać o tym, że ci bardzo imponujący ludzie w danym pomieszczeniu to ludzie tacy jak my sami. Dlatego należy unikać podświadomie postrzegania ich jako „przeciwników” lub „lepszych niż my sami”. Zastanów się, co macie ze sobą wspólnego. Porozmawiaj z nimi, a stres szybko minie.
Sposób mówienia na spotkaniu
Nigdy nie zaczynaj mówić, gdy tylko zostaniesz przedstawiony. Poświęć chwilę, aby wyjść na scenę. Weź głęboki oddech, uśmiechnij się i pomachaj do publiczności, zanim zaczniesz. Wiemy, że będzie to wydawało się wiecznością, ale da ci pewność siebie. Mówienie od razu jest oznaką nerwów i może prowadzić do niezręcznej chwili od samego początku. Najczęstszym błędem popełnianym przez mówców jest mówienie zbyt szybko. W rzeczywistości, kiedy twoje serce bije szybciej, twoje słowa również przyspieszają. Weź głęboki wdech między zdaniami i staraj się mówić powoli.
Miejsce spotkania
Spotkania biznesowe mogą być prowadzone osobiście w biurze lub w innym miejscu, a nawet przez telefon i wideokonferencję. Spotkania odbywają się z pracownikami, menedżerami, kierownictwem, klientami, potencjalnymi klientami, dostawcami i partnerami oraz wszystkimi innymi osobami związanymi z organizacją. W większości przypadków spotkanie musi się odbyć, gdy dany problem jest czymś, czego nie można właściwie przekazać przez telefon lub e-mail i wymaga bezpośredniej interakcji z jedną lub kilkoma osobami. Celem spotkania biznesowego jest często podjęcie ważnych decyzji dotyczących organizacji. Niezależnie od tego, czy chodzi o podjęcie decyzji w kwestii działu, takiej jak zwiększenie budżetu marketingowego, czy też o większą kwestię organizacyjną, na przykład o liczbę osób zwolnionych w okresie przejściowym, spotkanie pomaga jasno przekazać pomysły.
Materiały dla uczestników
Jeśli chodzi o spotkania biznesowe z udziałem kilku działów i wielu uczestników, będziesz musiał zaplanować jeszcze więcej, aby liczyła się każda minuta. Pójście na poważne wydarzenie bez przygotowania spotkania to pierwszy krok do porażki. Oto krótka lista materiałów dla uczestników spotkania biznesowego:
– Lista kontrolna spotkania.
– Przygotowany program.
– Informacje wspierające i rozwijające program.
– Rozpowszechniane formularze opinii w celu zebrania opinii od uczestników spotkania
Zakończenie spotkania
Jeśli zbyt szybko przejdziesz do następnego tematu lub zbyt szybko zakończysz spotkanie, użytkownicy powrócą do bieżącego tematu później lub opuszczą spotkanie niejasne lub niewyrównane. Powinieneś zapytać: „Czy jest coś jeszcze, co ktoś chce powiedzieć lub zapytać, zanim zmienimy temat lub odroczymy spotkanie?”.
